Running a meeting

Prior to the meeting, think about the seating and arrange it in an <strong>appropriate</strong> way. 
قبل از جلسه، در مورد محل نشستن فکر کنید و آن را به شیوه ای <strong>مناسب</strong> بچینید.

A circle can work well for informal <strong>meetings</strong>, but sometimes the furniture cannot be re-arranged or rows are more suitable. 
چیدمان گرد می تواند برای <strong>جلسات</strong> غیررسمی مناسب باشد، اما گاهی اوقات مبلمان را نمی توان دوباره چید یا چیدمان ردیفی مناسب تر است.

Consider the participants and <strong>decide</strong> what is best. 
شرکت کنندگان را در نظر بگیرید و<strong> تصمیم بگیرید</strong> که چه نوع چیدمانی بهترین است.

Before people arrive, it’s a good idea to designate someone to stand at the <strong>entrance</strong> and greet everyone. 
قبل از آمدن افراد، ایده خوبی است که فردی را تعیین کنید تا در <strong>ورودی</strong> بایستد و به همه خوشامد بگوید.

If the meeting is small, start by requesting everyone to <strong>introduce</strong> themselves and to give a bit of relevant information in addition to their name. 
اگر جلسه کوچک است، از همه درخواست کنید تا خود را<strong> معرفی کنند</strong> و علاوه بر نام خود، کمی اطلاعات مرتبط را نیز ارائه دهند.

This may be what they do or why they are there. 
که ممکن است کاری باشد که انجام می دهند یا دلیل حضورشان در آنجا.

For all meetings, you need to introduce the chairperson, i.e., yourself, and any other outside speakers you have <strong>invited</strong>. 
در همه جلسات، باید مدیر جلسه، یعنی خودتان و هر سخنران خارجی دیگری را که <strong>دعوت کرده اید</strong>، معرفی کنید.

Next, make sure everyone can see the <strong>agenda</strong> or has a copy of it. 
در مرحله بعد، مطمئن شوید که همه می توانند <strong>دستور جلسه</strong> را ببینند یا یک کپی از آن دارند.

Briefly run through the items then take one point at a time, and make sure the group doesn’t <strong>stray</strong> from that point until it has been dealt with. 
به طور خلاصه نکات را مرور کنید، سپس هر بار یک نکته را در نظر بگیرید، و مطمئن شوید که گروه تا زمانی که به آن رسیدگی نشده است، از آن نکته <strong>منحرف</strong> نمی شود.

Encourage participation at all times so that <strong>attendees</strong> can contribute but don’t let everyone talk at the same time. 
مشارکت را همیشه تشویق کنید تا <strong>شرکت کنندگان</strong> بتوانند مشارکت کنند، اما اجازه ندهید همه همزمان صحبت کنند.

Try to keep discussions positive, but don’t ignore conflicts – find a solution for them and make sure they are <strong>resolved</strong> before they grow. 
سعی کنید بحث ها را مثبت نگه دارید، اما درگیری ها را نادیده نگیرید - راه حلی برای آنها بیابید و مطمئن شوید که قبل از بزرگ شدن، <strong>حل شده اند.</strong>

Summarise points regularly and make clear <strong>action</strong> points. 
به طور منظم نکات را خلاصه کرده و نکات مربوط به <strong>اقدامات</strong> را مشخص کنید.

Write these down and don’t <strong>forget</strong> to note who’s doing what, and by when. 
اینها را بنویسید و <strong>فراموش</strong> نکنید که چه کسی و تا چه زمانی چه کاری انجام می دهد.

Encourage everyone to feel able to <strong>volunteer</strong> for tasks and roles. 
همه را تشویق کنید تا احساس کنند می توانند برای وظایف و نقش ها <strong>داوطلب</strong> شوند.

It can help if the more <strong>experienced</strong> members of the group offer to share skills and knowledge, but don’t let the same people take on all the work as this can lead to tension within the group. 
اگر اعضای <strong>باتجربه‌تر</strong> گروه پیشنهاد دهند که مهارت‌ها و دانش‌ شان را به اشتراک بگذارند، می‌تواند به شما کمک کند، اما اجازه ندهید همان افراد تمام کارها را به عهده بگیرند، زیرا این می‌تواند منجر به تنش در گروه شود.

At the end, remember to thank everyone for turning up and <strong>contributing</strong>. 
در پایان، به خاطر داشته باشید که از همه برای حضور و <strong>مشارکتشان</strong> تشکر کنید.

It can be nice to follow the meeting with a social <strong>activity</strong> like sharing a meal or going to a cafe. 
می تواند خوب باشد که بعد از جلسه، یک <strong>فعالیت</strong> اجتماعی مانند صرف یک وعده غذایی دورهمی یا رفتن به یک کافه را انجام دهید.