HOW TO ORGANISE A SUCCESSFUL BUSINESS CONFERENCE

To start with. 
برای شروع

Advance planning is the key to a hassle-free conference. The key players of a successful conference are the delegates, so identify the audience and then tailor the programme you are planning to their <strong>particular</strong> needs.
برنامه ریزی پیش از موعد، کلید برگزاری یک کنفرانس بدون دردسر است. نقش آفرینان اصلی یک کنفرانس موفق، نمایندگان هستند، بنابراین مخاطبان را شناسایی کرده و سپس برنامه ای را که در حال برنامه  آن هستید، متناسب با نیازهای <strong>خاص</strong> آنها تنظیم کنید.

Where and when. 
کجا و چه زمانی

The date and venue should then be chosen. These are often <strong>interdependent</strong>, and when choosing the date take into account the timing of similar regular events which may clash.  
سپس تاریخ و مکان باید انتخاب شود. اینها اغلب به هم <strong>وابسته</strong> هستند و هنگام انتخاب تاریخ، زمان وقایع معمول مشابه را که ممکن است با آن تداخل پیدا کنند، در نظر بگیرید.

Also, consider holiday periods which may mean that people are away and so will not be able to <strong>attend</strong>.
همچنین، دوره های تعطیلات را در نظر بگیرید که ممکن است به این معنی باشد که افراد نیستند و بنابراین نمی توانند در جلسه <strong>شرکت کنند</strong>.

When choosing a venue, check how easy it is to reach by train and plane etc. and the availability of parking for those driving. Visit the venue personally: consider the size of the main lecture hall and whether it is big enough for the <strong>anticipated</strong> number of delegates, then look into the potential of having breakout areas for separating into a number of groups for discussions.  
هنگام انتخاب مکان، دسترسی آسان با قطار و هواپیما و غیره و در دسترس بودن پارکینگ برای رانندگان را بررسی کنید. شخصاً از محل بازدید کنید: اندازه سالن اصلی سخنرانی را در نظر بگیرید و اینکه آیا این اندازه برای تعداد نمایندگان <strong>پیش بینی شده</strong> به اندازه کافی بزرگ است، سپس وجود ی احتمالی برای ایجاد چندین وقفه جداگانه بین بحث و گفتگو ها را بررسی کنید.

Then check whether there is a suitable lounge area for the tea/coffee breaks and an <strong>exhibition</strong> space for display stands if required.
سپس بررسی کنید که آیا سالن مناسبی برای وقفه نوشیدن چای/قهوه و در صورت نیاز فضای <strong>نمایشگاهی</strong> برای برپایی غرفه های نمایشگاه وجود دارد یا خیر.

Who. 
چه کسی

The next stage is to choose the <strong>speakers</strong> and invite them, making sure you give them ample notice so they are more likely to be available. Ask only those people that you know speak well.  
مرحله بعدی این است که <strong>سخنرانان</strong> را انتخاب کرده و آنها را دعوت کنید و مطمئن شوید که به آنها اطلاع کافی داده اید تا احتمال بیشتری برای حضور آنها وجود داشته باشد. فقط از افرادی بخواهید که می دانید خوب صحبت می کنند.  

Do not try and speak yourself in addition to <strong>organising</strong> the conference, as this will be too demanding.
سعی نکنید علاوه بر <strong>سازماندهی</strong> کنفرانس، خودتان هم سخنرانی کنید، زیرا این کار بسیار طاقت فرسا خواهد بود. 

<strong> </strong>

<strong>Contacting</strong> people. 
<strong>تماس</strong> با افراد

Let people know the date and <strong>venue</strong> by an early mailshot. This allows them, if they are interested, to put the date into their diaries.  
در اولین پست الکترونیکی، تاریخ و <strong>مکان</strong> جلسه را به افراد اطلاع دهید. این به آنها اجازه می دهد، اگر بخواهند، تاریخ جلسه را در تقویم خود یادداشت کنند.

At the same time, contact all the speakers again, confirming their particular topic, the audio-visual aids which will be available and finding out their <strong>accommodation</strong> requirements.  
به طور هم زمان، مجدداً با همه سخنرانان تماس بگیرید و موضوع خاص آنها را تأیید کنید، وسایل صوتی و تصویری که در دسترس خواهد بود و شرایط <strong>اقامت</strong> آنها را بررسی کنید.

Ask them to <strong>provide</strong> a written summary of their presentation for distribution to delegates at the conference.
از آنها بخواهید خلاصه ای از ارائه خود  به صورت نوشته شده به نمایندگان در کنفرانس <strong>ارائه دهند</strong>.

Final arrangements. 
هماهنگی های نهایی

Approximately 4-5 weeks before the conference, <strong>confirm</strong> the provisional numbers with the venue.
تقریباً 4-5 هفته قبل از کنفرانس، <strong>تاییدیه</strong> برای تعداد نفرات تدارک دیده شده را از محل برگزاری جلسه بگیرید.

 Contact them again about two weeks prior to the conference to confirm final numbers, decide on menus and finalise the <strong>arrangements</strong>.
دو هفته قبل از کنفرانس مجدداً با آنها تماس بگیرید تا تعداد نفرات نهایی را تأیید کنید، در مورد منوها تصمیم بگیرید و <strong>هماهنگی ها </strong>را نهایی کنید.

Prepare delegate packs to <strong>include</strong> a name badge, delegate list and programme.
بسته مربوط به نمایندگان را آماده کنید که <strong>شامل</strong> امضا با نام، لیست نمایندگان و برنامه شود.

 The venue should provide pads of paper and pens. Then <strong>prepare</strong> questionnaires for all delegates to complete at the end of the conference.  
محل برگزاری باید پد کاغذ و خودکار داشته باشد. سپس پرسشنامه هایی را که نمایندگان در پایان  تکمیل کنند، <strong>تهیه کنید</strong>.

Their responses will enable you to gauge the success of the conference and start <strong>planning</strong> the next one!
پاسخ های آنها به شما امکان می دهد موفقیت کنفرانس را بسنجید و <strong>برنامه ریزی</strong> برای کنفرانس بعدی را آغاز کنید!